关于做好6163银河.net163.am人才培养工作评估支撑材料

收集、整理及归档工作的通知

各系、各部门:

为规范学校人才培养工作评估支撑材料的内容、格式，以利于材料的整理、归档和提交,现将有关要求通知如下:

一、评估材料收集、整理和编撰的原则

（一）针对性原则

评估材料准备要依据评估工作任务分解表，紧扣主要评估指标和关键评估要素的内涵，按评估要求收集材料时要齐全，并且精心挑选、突出重点，切实体现学校改革与发展的主题，材料要重点突出，有说服力。在说明问题和反映工作全貌的前提下，力求简洁明了。

（二）真实性原则

评估材料做到真实、可靠，突出特点、优势和成绩；提供的评估材料应是原始的，轻易不得修改，但可补充。需要原件的，要提供原件。对已经做了工作，但填写不全的要补上；没有做或正在做还没做好的工作，要本着以评促建的原则加强整改建设。

（三）规范性原则

评估材料的收集、整理、撰写、归档要按照学校统一规范要求进行。数据统计要符合评估方案及指标内涵说明的要求；材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要符合学校统一的规范要求。

（四）一致性原则

各系各部门的材料，以及各层次材料的相关内容，在文字表述和数据上要做到一致，避免文字材料、数据之间的矛盾与错位。当出现数据和表述不一致时，由负责该项指标的职能部门予以确认和统一。

（五）评建结合原则

各系各部门应根据自身的职能范围和工作实际，充分发挥主动性、创造性，充分总结过去三年的工作成绩，在吻合学校下发的支撑材料目录基础上，以创新精神和特色意识，对缺少的材料进行补充、完善，使之达到评估指标体系的要求。

在构建迎评材料（包括历史材料、现时的综述材料、未来规划材料等）的同时，加强日常工作材料（特别是原始档案材料）的建设，及时整理，及时归档，做到材料齐全、完整、规范，不漏、不重、不乱。所有材料要分类准确,编目清楚,排列有序,整齐美观,调用方便,查找无误。

二、评估材料的类型

（一）评估材料的三个层级

根据学校评估要求，评估材料按以下三个层级进行分工准备：

1. 学校层面材料

学校层面的支撑材料由学校评估办公室负责总体收集和整理。学校各部门按照评估办提供的“任务分解及支撑材料目录”将相关材料提供给评估办。评估办将按照实际收集的材料进行归类整理并形成最终的材料目录。

2. 责任部门材料

责任部门材料包括两部分：一是按二级评估评估指标和关键评估要素分工，由责任部门负责归口汇总的材料，包括状态数据的调查、审核、统计和分析，以及每一个二级评估指标和关键评估要素的综述材料等；二是各职能部门日常运行的原始材料。

3. 教学系材料

教学系是人才培养评估工作中专家组考察评估的重要对象和学校评估工作的主体单位。各教学系要有针对性地收集与整理本单位相关资料，主要包括二部分：一是现场专业剖析材料，包括专业剖析自评报告、专业剖析PPT、专业剖析材料目录等；二是支撑专业剖析的材料体系以及说课、课程标准解读等材料，该部分材料按照教务处有关要求收集、整理和归档。

涉及非本部门管理的项目支撑材料，一律以各教学业务部门为单位向专业剖析工作组提交包括材料名称、内容、形式要求等的一览表，由工作组统筹协调解决。

各教学系要特别注意教学原始材料和专业特色材料的准备。

（二）评估材料的三个层次

1. 主体材料：主要是自评报告、校长汇报报告、数据平台分析报告、事业发展规划和支撑材料目录等。

2. 依据材料：依据材料主要是支撑自评报告的材料,所有材料按照报告整理、归档，是必备材料。

3. 原始材料：原始材料主要是反映教学工作过程的原始运作材料,包括相关文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、工作记录、表册、教学基本文件、教师教学档案和学生的考试试卷、实验报告、实习报告和毕业论文（设计）等（一般应采用原件，以体现材料的真实性）。

（三）评估材料的种类

1. 文字材料：指既往形成的诸如教学计划、工作计划、实施方案、活动记录、成果总结、媒体报道等历史性文档材料和现时评估建设中产生的成果材料、经验总结或概括、提炼、编撰而形成的各层级《自评报告》、《汇编》等材料，以及提供给专家组考察评估的相关展示性文本材料。

2. 统计材料，指教学工作或活动中形成的各原始性状态数据，以及与学校、职能部门或系教学工作有关且需提供给专家组考察评估的各类统计表格、报表和名册。

3. 电子材料:系、部门收集的各种电子文本、图片及上网材料。

4. 声像材料:照片、录像带、声像光盘等。

5. 证书材料:各种荣誉证书、获奖证书、成果鉴定证书、锦旗、奖杯等。

6. 实物材料: 获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。

三、材料收集、整理与编撰的时限

根据评估工作的要求，评估材料的收集、整理与编撰，其时限一般为近一年，有的是近三年，按评估指标体系的时限准备即可。

四、材料整理要求

(一) 文字性材料用Word文档格式  

除有固定版式的资料外(如授课计划、课程标准等)，其余资料按以下要求整理:

1.页面设置

纸型:原则上采用A4型(210 mm x 297 mm)。

行间距:固定值25磅;字间距用默认值。

页边距:上、下各空2.54cm;左、右各空3.17cm。

2.字体、字号

(1) 标题

正文标题:居中，二号宋体加粗(如有副标题，用三号宋体);

以下各级标题均左空2个字，不顶格。

一级标题:小三号黑体，[数字序号用一、]

二级标题:小三号仿宋加粗，[数字序号用(一)]

三级标题:四号仿宋，[数字序号用1.]

四级标题:四号仿宋，[数字序号用(1)]

( 2 ) 正文  标题下空一行成文，采用四号仿宋;每个自然段首行左空2个字，换行顶格。

(3) 附件  材料如有附件，在正文下一行左空两个字用四号仿宋标示“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字，如“附件1、××专业人才市场需求调研报告”，附件名称后不加标点符号。

(4) 落款  在正文右下方落款处署成文单位的全称;在成文单位下一行相应处标识成文日期(用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，标注资料成文日期时最右边空4字，加盖公章。

(5) 页码。位于页面底端(页脚)，对齐方式为“居中”。

(6) 英文  英文及罗马字符一般采用Times New Roman正体。

(7) 各种创建资料的纸质打印件版式应与电子文档一致。

(二)汇编性材料

要求内设目录，以便检索;附加封面，正上方居中标明材料名称，下方标注成文日期并加盖单位(部门)公章。

教学工作中形成的材料一般应按照学年进行分类、整理、汇总;其他材料一般按照自然年度收集、整理、汇总。所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，保证现场考察时专家调用材料的方便、快捷。

总结性材料应能全面、准确地反映学校教学与管理工作的特色、优势，要对有关支撑材料进行充分的提炼，确保能够充分反映评审指标要求。

(三 )表格要求

题头用小四号黑体字居中

（四）照片文档的格式要求

1、请各个部门对照2018年人才培养状态数据平台来准备佐证材料，且与状态数据平台上填报的数据信息一致。（平台访问网址：

http://zt.gdit.edu.cn/log/login.aspx

用户名和密码都是学校代码：14542）。

2、所有照片、图片在保证较高清晰度的前提下，要尽可能压缩(一般可压缩到50-80kb 大小，尺寸大，颜色多的照片取上限压缩到80k左右，尺寸小，颜色少，如单色扫描件取下限压缩到50k左右)。

3、照片、图片经过压缩后，按照一定的顺序粘贴到word文档，采用A4纸型(210 mm x 297 mm)。页边距:上、下各空2.54cm;左、右各空3.17cm。图片必须附有相关的文字说明。文档中的文字材料行间距设置为固定值25磅，字间距用默认值。文档中放置图片数量:文件2张图/页，证书4张/页。

4、照片、声像、证书、实物材料整理

照片等声像材料拍制照片后上交电子版，实物袋装后分类保存，并标明内容与数量。各类证书、获奖作品、著作、教材需复印封面和版权页, 论文需复印封面、目录和正文，科技作品等实物材料须拍制照片,此类复印件需加盖相应管理部门公章;锦旗、奖杯、奖牌一般需提供原件。所有声像、证书、实物材料要列出清单。由各部门准备好保管好。

（五）采用Execl的格式要求

1、打印方向为竖向:页边距为默认值(上、下页边距2.54厘米;左、右页边距2.4厘米;页眉、页脚1.3厘米)。

2、打印方向为横向:页边距为默认值(上、下页边距2.54厘米;左、右页边距2.4厘米;页眉、页脚1.3厘米)。

3、居中方式:水平。

4.标题要求:同word文档要求(二号宋体加粗)

5、表格里的题头用四号宋体字居中(加粗)，表头用小四号宋体，内容用五号宋体。

五、评估材料的移交

1、需要向评估办移交的材料应分别移交电子稿和打印稿。

电子稿移交时要求每个信息点建一个文件夹。文件夹名称为“信息点编号+信息点名称”，如：“1.1.2  6163银河.net163.am章程”。信息点编号见任务书分解表。移交时间根据评估工作进度要求。

打印稿移交时要求按信息点顺序装袋移交（或用长尾夹按信息点顺序分类移交）。移交时间另行通知。

2、移交的电子稿、打印稿文本按评估材料文本格式编辑。

3、各部门上报学校的材料实行责任领导负责制，各种材料及报表必须由责任领导签字后在限定时间内报送。

六、材料的管理

1. 各系、各部门可配置评估档案材料文件柜，用于存放、陈列各类评估材料。

2. 各部门的评估材料以《6163银河.net163.am评估工作任务分解表》中的支撑材料编号为依据进行分类整理、编号，装入文件盒。文件盒盒面和盒脊应贴有标签，标明内装材料所属的一级指标、二级指标、和支撑材料目录名称，标明文件盒的编号。

3. 每个文件盒内首页为打印的材料目录，列出材料清单，盒内各种材料按目录顺序放置。

4. 各部门要明确评估期间信息采集、分析、材料整理、归档、管理的工作流程和责任人，对评估材料妥善保管，以防缺失。责任人要熟悉评估材料的内容与材料的陈列位置，在需要的时候能够快速查找到相应的材料。

七、其它 

1、上交评估材料电子文档时,需要注明材料三级目录序号。如学校党委会议事规则的目录序号为1.2.1。请评估材料的撰写者将电子文档的文件命名为“1.2.1+文件标题+日期”，便于以后查找使用。

2、原始材料不用重新输入计算机打印，要保持文件材料的原貌，可以拍照和扫描。

3、评估材料中的数据要统一，内容要正确。

4、有关学校评估工作的各类资料，未经领导同意，任何人不得私自对外交流。

5、自规定之日起，上交评估办各类资料以此次规定为准。

                                   评估办

二○一九年二月二十日